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【高效工作】身为主管,如何才能与下属进行有效沟通?
领域: 高效工作 2017-01-02 09:30

作为主管,要定期地与下属进行沟通。为什么要和下属进行沟通呢?

我认为主要有四点:

首先是听。倾听下属的声音,了解工作的实际情况;

第二是疏。疏导工作中的问题,并且能够持续的改进;

第三是传。传达部门或者团队的重点工作,让上下目标方向对齐;

最后是达。上下能达同心同德,为了我们的目标持续努力。


如何和下属进行有效沟通呢,也有如下四个步骤。

第一步,做好功课

凡事预则立,不预则废。沟通之前要做好背景信息的梳理。包括上次沟通的时间和信息,上次沟通时提到的一些建议和落实情况。为什么要做本次沟通呢?是因为新员工转正?还是当前工作有所变化?


另外对于上一阶段的工作特别要梳理好,哪些是值得表扬的?哪些是需要改进的?还要梳理好下一阶段的重点工作。建议重要的工作不要多于三条。


第二步,选好场景

气场因环境而有所改变。有两个关键点,第一个关键点是确定时间和地点。在时间的确定上,一定要提前和下属进行预约。推荐为上班后一小时,尽量选择是在工作时间。在地点确定上,可以根据沟通的情况确定是正式的环境,还是非正式的环境。对于绩效考评、工作关键进展等沟通,建议找一个正式的环境。一定要面对面,最好不要电话或者视频沟通。

沟通时间和地点最好通过邮件预约,在邮件中写好沟通的重要内容,让下属提前做好准备。建议邮件的内容中包含经典的管理三问:第一个问题是:为了让你的工作更好地开展,我或者公司应该开始做什么?第二个问题是:为了让你的工作更好地开展,我或者公司应该停止做什么?第三个问题是:为了让你的工作更好地开展,我或者公司需要继续做什么?


第三步,尊重认可

所有人都是被激发的。在面对面沟通的时候,一定要做到充分地尊重人性。

首先要以倾听为主。一个良好的上下级沟通,80%的时间应该听下属说,领导最多占用20%的时间就OK了。要理解沟通不是为了宣传,更不是为了宣讲,所以要少讲多听,快速理解下属的重点所在。

其次是鼓励为先。任何人都需要被认可,多发现下属好的地方,换个角度看,其实缺点就是改进点,当然,关键性的问题还是需要直接明了地指出来。

第三是关键为要。沟通时要以关键的信息为中心话题,要聚焦要点,一个时间段聚焦一个核心点;如果跑题,需要及时拉回来。关键点要有记录,并且要输出纪要。有些当时解决不了的问题,先进行记录,待沟通完再处理。

第四是指导为引。任何人都不喜欢强加给自己的思想,沟通的时候多站在对方的角度和立场考虑问题,多一些引导,少一些指导。让对方领悟到就可以了,但原则性的东西还是要直接明了地指出。


第四步,闭环改进。

为了让沟通真正起到作用,沟通完要输出会议纪要。便于管理团队内传递,同时也便于后续的回顾与沟通。此外还需要自我审查,分析所提出的建议或问题,是关于个人的、还是关于组织的。

沟通更多是为了管理改进,相信所有的主管都不怕出问题,就怕不改进。有问题,才是团队提升的机会。组织的问题需要推动组织改进,个人的问题需要推动个人改进。这样做的最大好处是让下属明白他的所有的建议和意见都是可被采纳与可接收的。

这样的沟通是有效的,不是走个过场。


最后,附上本期视频的核心PPT,供您下载学习、传播、演讲。

附件:
做为主管,如何与下属进行有效沟通?.pdf
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