知吴不言 中国知识管理实践第一人——吴庆海博士的深度思考
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吴庆海:浅谈知识分类与知识体系的架构与设计
领域: 知识管理自我成长高效工作 2021-02-22 09:30
摘要:无论是对事物进行分类,还是对知识进行分类,都是为了更好地认识客观世界与宇宙万物。那么,如何进行知识分类呢?进行知识体系架构及设计时需要注意些什么?

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现实生活中,我们经常看到许多人的房间里,水杯、零食、书本、衣袜、鞋帽、垃圾一片狼藉,凌乱不堪。

打开有些人的电脑或笔记本,其桌面上的文档,文件夹里的文件,也是管理不善,随意存储,乱七八糟。

古人云:一屋不扫,何以扫天下?

混乱的表象之下,很难保持一颗清明透亮的心。

其实,无论房间物品整理,还是电脑文件归类,其背后都有一个相通的技术——那就是对事物进行分类的能力

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为什么要进行分类?

为什么要对事物进行分门别类呢?

一言以蔽之,为了更好地认识客观世界与宇宙万物。

我们大脑的记忆、存储、加工能力是有限的,但客观世界与宇宙万物是无限的。

庄子曾发出“吾生也有涯,而知也无涯”的慨叹。

我们的生命是有限的,但知识的海洋是无穷无尽的。

如何来解决这个难题呢?聪明的人类发现可以通过分类一定程度上对信息进行简化处理,并形成了专门的科学——分类学(Taxonomy)

我们看到,汉初《尔雅》里把动物分为鸟、兽、鱼、虫四大类。

明代李时珍在《本草纲目》中,则将动植物分为草部、谷部、菜部、果部、木部、虫部、鳞部、介部、禽部、兽部和人部。

被称为“分类学之父”的瑞典科学家卡尔·冯·林奈,是近代生物学分类命名的奠基人。他首先构想出定义生物纲、目、属、种的原则,并创造出统一的生物命名系统。

继承林奈的生物命名方法,现代生物分类则把生物划分为域(Domain)、界(Kingdom)、门(Phylum)、纲(Class)、目(Order)、科(Family)、属(Genus)、种(Species)等不同的级别。

例如黄、黑、白种人虽然肤色不同,但其实都是同一个种:真核域 → 动物界 → 脊索动物门 → 哺乳纲 → 灵长目 → 人科 → 人属 → 智人种。

例如华南虎、东北虎、孟加拉虎、苏门答腊虎等也都是同一个种:真核域 → 动物界 → 脊索动物门 → 哺乳纲 → 食肉目 → 猫科 → 豹属 → 虎种。

再例如刚果狮、肯尼亚狮、亚洲狮等也都是同一个种:真核域 → 动物界 → 脊索动物门 → 哺乳纲 → 食肉目 → 猫科 → 豹属 → 豹狮种。

我们看到,人与狮子、老虎都属于哺乳纲,但从目上开始不同了,人是灵长目,狮子、老虎是食肉目。

狮子和老虎则同属于猫科、豹属,只是从种上开始不同,狮子是豹狮种,老虎是虎种。

分类法是如此之重要,不仅是统计学、概率论、数论、系统工程学等的重要组成内容,也是计算机逻辑运算的基础,更是互联网时代进行大数据挖掘方法的内核。

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为什么要进行知识分类?

尤瓦尔·赫拉利在其惊艳之作《人类简史》中,说到7万年前一种叫“智人”的人种从东非走出后,开始逐步创造出人类灿烂的文明与文化。

在历经认知革命,农业革命,发展到今天的科学革命,“智人”最终荣登地球生物链金字塔的塔顶,其所积累和拥有的知识呈指数级、爆炸性增长。

对于现代人类而言,这既是父辈祖先们的庇荫,也是一种幸福到要奔溃的痛苦。

如何让这片知识的海洋有效为人类所用,对其分门别类,无疑可大大降低思考、检索、选择、学习的复杂度。

林奈曾经说过:“知识的第一步,就是要了解事物本身。这意味着对客观事物要具有确切的理解;通过有条理的分类和确切的命名,我们可以认识到对客观物体分类和命名是科学的基础。

例如,图书、期刊是人类知识重要的载体,许多图书馆馆藏汗牛充栋,中国国家图书馆馆藏文献超过了3800万册(件),这么大的量究竟如何分类呢?

我们看到,中国的图书馆普遍会采用一种叫“中国图书馆分类法(简称中图法)”的综合性分类法。这种方法使用字母与数字相结合的混合号码,采用层累制编号法。

中图法共有22个基本大类,每一大类可再向下细分为2~3阶,每一阶都有不同的细项,形成了主干、分支、末梢一样的树形体系结构。

表1 中国图书馆分类法的一阶体系结构

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例如,可将项目管理类文献归入C931.2,即“社会科学总论”下的“管理学”下的“管理技术与方法”。

在企业里实施知识管理,科学合理地进行知识分类是绕不过去的一道坎。对知识进行识别和分类,架构和设计整个的知识体系,是企业知识管理落地最为重要的基石之一。

如果知识体系构建不科学、不合理、不实用,后期知识的上传、展示、搜索、查找、应用等都会产生重大的问题。

我亲眼目睹许多企业在导入知识管理多年后,面对成千上万份的知识,又开始需要重新对每个知识的分类属性进行修改、调整。

这时候即便发出“如果早点寻找专业公司来帮助构建科学的知识体系,现在就不会再需要浪费巨大的成本及精力。”的感慨,也只能望洋兴叹了。

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知识体系架构及设计应该包含哪些内容?

我们先看一个例子。

你面前有一张书桌,这是一张明式缅甸花梨的家用几案,榫卯结构,长155cm,宽76cm,高76cm,无漆无蜡,素面打磨,保持了原来木质的天然纹理,价格是2万元,北京天坛家具厂出品。

有意无意之中,我们的大脑,已经从风格、功能、样式、材质、尺寸、工艺、颜色、品牌、价格等不同的维度,对眼前前的书案进行了分析与归类。

关于知识的分类,与上面的例子非常相似。

拿之前中图法分类来举例。例如一篇讲《建筑施工项目管理》的文章,是否放入工业技术大类TU721更合适?一篇讲《项目分析经济学》的文章,是否放入经济数学方法大类F224.5更合适?

由于知识具有多样性、复杂性和动态性等特征,试图通过一种模式来对知识进行分类是不现实的。

那究竟怎么处理呢?

我国已于2014年发布了国家标准GB/T 23703.7-2014《知识管理 第七部分:知识分类通用要求》,对知识分类工作提供指导,大家可以参考。

其中最重要的启示是,如果从单个维度上对知识分类不究竟,可以考虑从多个维度对知识进行分类。

如果从企业实用的角度看,一般可以选择按照业务、职能、专业、产品、客户、内容、载体、行业、区域、时间、人员、项目、部门、密级等进行分类。

如同我们通过“一种鸟类”、“黑白相间”、“生活在南极”三个维度,就基本上能够界定“企鹅”的道理一样。

但实际上,无论怎样的分类,不过是对事物(知识)在我们认知空间某一个维度的投影而已,终究不过是一个外在名相。

我们对事物(知识)从各种维度上去进行分类,归根结底还是一种方便法门,并不能完全反映它的绝对实体,而只能通过简化的方式尽可能全面、准确地去描述它。

所谓:道可道,非常道;名可名,非常名。

在现实三维时空中,企业如何进行知识体系的架构与设计呢?

在这个领域,我们已经非常有实操经验。企业欲有效对组织内外的知识进行分类,并架构设计自己的知识体系,这其中涉及的重要内容有(包括但不限于):

  • 抽调各部门的代表与专家,成立知识体系共创研讨小组

  • 赋能组织里的知识管理推动者,掌握知识体系架构设计的方法

  • 对公司或部门当前的知识(包含专家人才)进行系统的梳理及盘点

  • 从公司或部门战略出发,识别对现在及未来有重大影响的知识领域

  • 从公司或部门角度出发,分析知识分类的维度并确定最重要的维度

  • 确定公司或部门顶层知识体系架构,绘制形成知识体系鱼骨刺图

  • 对各个知识维度的深阶知识分类进行详细的设计

  • 可针对具体的业务场景(例如项目、岗位)进行知识体系架构与设计

  • 确定知识分面(多维)导航设计,构画后续软件平台实现的原型图

  • 设计与知识体系相配套的权限管理体系、知识元数据及审批流程

  • 结合业务发展,规划公司及部门知识内容梳理开发的行动计划


我们看到,许多企业在架构设计自己的知识体系时,经常几易其稿,花费半年(甚至更久)的时间,最终还无法让各部门达成共识。

说到底还是缺乏一个明白人,能够引导不同部门、Stakeholder,改变之前各自对知识的固见,按照一定的方法和套路,带领大家共同戳破这层窗户纸!

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做知识体系架构设计应注意哪些问题?

我们之前已帮助很多企业做过知识体系的架构与设计,虽然行业不同,企业规模不同,业务模式不同,但是在知识分类的方法上都是相似的。

在辅导企业做知识体系架构和设计的时候,尤其感觉需要特别注意如下的问题。

首先,需要特别注重构建组织的共创团队。

每个人对于事物的认知不同,他们大脑对知识的解析和划分也不尽相同。因此必须通过一种高效的方式进行引导,步步为营,求同存异,逐步达成共识。

我们实践经验中,工作坊的方式无疑是最为高效的一种方法。这就需要组建共创团队,让试点部门/领域/项目选派合适的知识专家,通过1~2天现场研讨共创的方式,就能共同设计出一份组织的知识体系初稿。

其次,需要从单维分类扭转变为多维分类。

由于我们当下还是处在一个三维时空里,大家更是习惯在二维平面的电脑屏幕前查照、浏览知识,无论是微软Windows系统的资源管理器,还是苹果iOS系统的Finder,都只能让我们体验到单维分类的模式。

但是对于知识的分类,单维是远远不够的。因此需要转变思维,从单维知识分类向多维知识分类进行升维。但是固有的思维模式很难一下子转变过来,因此需要不断的练习、模拟来进行扭转。

再者,需要建立上下拉通的二级运营模式。

在进行知识体系架构与设计时,是需要上下拉通的,建立公司级、部门级二级的运营机制。公司级的知识体系是全集,部门级知识体系是子集。无论是系统,还是局部,整个知识体系应该是自洽的。

知识体系架构设计完毕,并非一成不变。整个骨架保持稳定的基础上,需要具备弹性和可扩展性。因此,持续的维护和更新是必要。苟日新,日日新,有日新。

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总       结

知识体系架构与设计是组织知识内容之纲。建立组织共创场域,盘点梳理知识资产,识别关键知识领域,找出知识分类维度,确定知识顶层架构,展开深阶知识体系,最终达成组织共识,就是我们做知识体系架构设计要完成的事。

类比推理能力是我们人类的基本能力之一。只有养成分类意识的习惯,才能不断提高我们的区分能力,使我们在生活的方方面面思维更加清晰、层次更加分明、逻辑更为严密,从而达到行为高效的目的。

但是另一方面,知识分类说到底还是一种区隔,一种分别心。大千世界中的万物万事,被不同维度的经纬线进行切片,进行定义,是否能够更为精准和确切?模糊及混沌难道就一无是处?这真不好说。

或许有一天,当我们的智慧足够,能够从不同名相中直接解析出真义,触及到那种平静宽广、无限广阔的清明状态,既模糊又清晰,既混沌又有序,自性觉悟的契机就到了。



1611119658758233.png  作者寄语|

我将以“经营知识,激发创新,唤醒智慧”为己任,秉承“知行合一”的理念,为企业提供专业的知识管理与创新相关服务,助力企业在新经济大潮之中,实现知识转型和创新升级。

作为爱知识、爱学习、爱智慧的你,你有没有想为经营个人、组织的知识而奋斗?如果你能够提供一些新的视角与观点,欢迎互动分享,一起来过过招吧。也欢迎你把这篇文章分享给欣赏的朋友,予人玫瑰,手留余香!让我们一起快乐地成长。

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知识管理的基础是知识学,知识分类与知识体系的架构与设计应该是KMer掌握的元知识!
2# 2021-02-24 12:04
Frank
在知识协作越来越重要的背景下,企业内知识领域交叉已是普遍现象,过分强调MECE在企业知识分类中的应用已不合时宜,必须通过多维分类的方法来指导企业知识分类。在管理上,从知识的多个作者部门或专业中找到或者指定一个主责的,避免多头共管等于没人管的问题;在技术上,应当支持一处上传,多处可见,即上传时可以选择一个主分类和多个辅助分类,系统中虽然只存了一份文件,但是在多个目录下都可以查到。此外,搜索技术的发展往往给人一种分类已不再重要的错觉,在知识体量小的时候,这种错觉并无大碍,但是当知识体量变大时,分类之于管理、搜索优化及二次搜索的重要性就格外突出了。
1# 2021-02-23 09:16